Administrar uma empresa exige muito mais do que vender. É preciso acompanhar estoque, controlar o caixa, organizar produtos, acompanhar clientes, registrar compras, controlar contas, analisar resultados e manter as informações da operação organizadas.
Quando esses processos são realizados de maneira manual, utilizando cadernos, planilhas diferentes ou sistemas que não conversam entre si, a gestão pode ficar mais lenta e sujeita a erros.
É nesse cenário que entram o sistema ERP e a automação comercial.
Para empresas de pequeno e médio porte, principalmente no comércio, escolher um sistema de gestão adequado pode representar uma mudança importante na maneira de trabalhar.
Neste guia, você vai entender o que é um ERP, como funciona uma solução de automação comercial, quais recursos devem ser avaliados antes da contratação e como escolher um sistema de gestão adequado para a realidade da sua empresa.
O que é um sistema ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, expressão utilizada para identificar sistemas de planejamento e gestão empresarial.
Na prática, um sistema ERP reúne informações e processos da empresa em um ambiente centralizado.
Em vez de controlar vendas em um lugar, estoque em uma planilha, financeiro em outro sistema e informações de clientes em anotações separadas, a empresa pode utilizar uma solução integrada para organizar diferentes áreas da operação.
Um ERP pode reunir, conforme os recursos disponíveis na solução:
vendas;
frente de caixa;
produtos;
estoque;
clientes;
fornecedores;
financeiro;
contas a pagar;
contas a receber;
relatórios;
emissão fiscal;
usuários e permissões;
informações administrativas.
O objetivo não é simplesmente "ter um sistema".
O objetivo é transformar os dados da operação em informação organizada para ajudar a empresa a trabalhar melhor e tomar decisões com mais segurança.
Por que uma empresa precisa de um sistema de gestão?
Uma empresa pode começar utilizando controles simples. Porém, conforme o volume de vendas, produtos, clientes e movimentações aumenta, a quantidade de informações também cresce.
Imagine uma loja que possui centenas ou milhares de produtos.
Todos os dias podem ocorrer:
vendas;
compras;
entradas de mercadorias;
saídas de produtos;
alterações de preços;
pagamentos;
recebimentos;
devoluções;
movimentações de estoque;
cadastros de clientes;
movimentações de caixa.
Controlar tudo isso manualmente pode consumir tempo e aumentar a possibilidade de inconsistências.
Um sistema de gestão ajuda a centralizar essas informações e estabelecer processos mais organizados.
Isso permite que o empresário deixe de depender exclusivamente de controles dispersos e passe a ter uma visão mais estruturada da operação.
ERP e automação comercial são a mesma coisa?
Não exatamente.
Os conceitos estão relacionados, mas possuem objetivos diferentes.
A automação comercial está muito ligada à utilização de tecnologia para tornar os processos de venda e operação mais rápidos e organizados.
Um exemplo é o uso de um sistema de frente de caixa para registrar vendas.
Já o ERP possui uma abrangência maior e pode integrar diferentes áreas administrativas e operacionais.
Uma empresa pode utilizar automação comercial para melhorar o processo de vendas e, ao mesmo tempo, utilizar recursos de ERP para administrar estoque, financeiro, produtos, clientes e outros processos.
Por isso, quando uma empresa procura uma solução completa, é importante avaliar não apenas o caixa, mas todo o fluxo de gestão.
Quais empresas podem utilizar um sistema ERP?
ERP não é exclusivo de grandes empresas.
Pequenos e médios negócios também podem se beneficiar de uma gestão informatizada, desde que a solução seja compatível com sua realidade.
Entre os segmentos que podem utilizar sistemas de gestão estão:
Mercearias
Uma mercearia precisa controlar produtos, preços, vendas, estoque, caixa e fornecedores.
Supermercados
Operações com grande quantidade de produtos precisam de mecanismos para organizar vendas, estoque e informações comerciais.
Açougues
A rotina envolve produtos, vendas, estoque e processos específicos que devem ser avaliados de acordo com as necessidades do estabelecimento.
Padarias e panificações
Além das vendas, a gestão pode envolver produtos, estoque, produção e controle financeiro.
Lojas
Lojas de roupas, calçados, eletrônicos, utilidades e outros segmentos podem utilizar sistemas para organizar produtos, vendas, clientes e estoque.
Material de construção
Uma loja de materiais de construção normalmente possui grande variedade de produtos, preços e condições comerciais, tornando o controle das informações especialmente importante.
Atacado e varejo
Empresas que trabalham com diferentes volumes de venda podem utilizar sistemas de gestão para centralizar informações comerciais e administrativas.
Sistema ERP para pequenas empresas
Para uma pequena empresa, o sistema escolhido não deve ser simplesmente o mais completo do mercado.
Ele precisa ser adequado ao tamanho, ao segmento e à rotina do negócio.
Um sistema excessivamente complexo pode dificultar a utilização.
Por outro lado, uma solução muito limitada pode não acompanhar o crescimento da empresa.
Por isso, antes de contratar um sistema ERP, é importante avaliar perguntas como:
O sistema atende ao meu segmento?
Consigo cadastrar meus produtos com facilidade?
Como funciona o controle de estoque?
O sistema possui frente de caixa?
Consigo acompanhar minhas vendas?
Existem recursos financeiros?
Posso cadastrar diferentes usuários?
Existem níveis de acesso?
O sistema oferece relatórios?
Como funciona o suporte?
Existe treinamento?
O sistema recebe atualizações?
Ele funciona adequadamente nos equipamentos utilizados pela empresa?
Os dados ficam protegidos?
A solução pode acompanhar o crescimento do negócio?
Essas perguntas ajudam a evitar uma contratação baseada apenas em preço.
Quais são os principais recursos que um sistema de gestão deve oferecer?
Não existe uma lista universal que sirva para todas as empresas. Cada negócio possui necessidades diferentes.
Entretanto, alguns recursos são especialmente importantes para operações comerciais.
1. Controle de produtos
O cadastro de produtos é uma das bases de qualquer operação comercial.
Informações como descrição, código, categoria, preço e outras características precisam estar organizadas para facilitar a operação.
2. Controle de estoque
O estoque representa dinheiro investido pela empresa.
Por isso, saber o que entrou, o que saiu e quais produtos precisam de reposição é fundamental.
Um sistema de gestão pode ajudar a registrar as movimentações e fornecer informações para acompanhamento do estoque.
3. Frente de caixa
O ponto de venda precisa ser rápido e confiável.
Um sistema de frente de caixa permite registrar as vendas e integrar essas movimentações aos demais processos da gestão, conforme os recursos disponíveis na solução.
4. Gestão financeira
A empresa precisa saber quanto vendeu, quanto recebeu, quanto precisa pagar e quais são suas movimentações financeiras.
Recursos financeiros ajudam a transformar esses registros em informações organizadas para acompanhamento da operação.
5. Cadastro de clientes
Manter os dados dos clientes organizados facilita o atendimento e permite consultar informações importantes sobre o relacionamento comercial.
6. Relatórios
Relatórios ajudam o gestor a enxergar a empresa além do caixa.
Dependendo do sistema, podem existir relatórios relacionados a vendas, produtos, estoque, financeiro e outros indicadores.
O importante é que os relatórios sejam realmente úteis para a tomada de decisão.
Como escolher um sistema ERP?
Escolher um sistema de gestão exige analisar mais do que uma lista de funcionalidades.
A primeira pergunta deve ser:
Qual problema eu preciso resolver?
Depois disso, avalie a solução considerando pelo menos sete pontos.
1. Facilidade de utilização
Se os funcionários não conseguirem utilizar o sistema corretamente, os recursos disponíveis não terão o resultado esperado.
2. Adequação ao segmento
Um sistema desenvolvido pensando na realidade do comércio pode ser mais adequado para uma loja do que uma solução genérica.
3. Integração dos processos
Quanto mais informações precisam ser digitadas repetidamente em diferentes lugares, maior pode ser o risco de erros e retrabalho.
4. Suporte
Um bom atendimento é importante principalmente durante implantação, treinamento e resolução de dúvidas.
5. Segurança
Os dados da empresa são importantes e precisam ser tratados com cuidado.
6. Escalabilidade
A solução deve ser capaz de acompanhar a evolução do negócio dentro das condições oferecidas pelo fornecedor.
7. Custo-benefício
O preço deve ser analisado em conjunto com os recursos, suporte, implantação e benefícios proporcionados à operação.
Sistema ERP ou planilha?
Planilhas continuam sendo ferramentas úteis para muitas atividades.
O problema aparece quando a empresa começa a utilizar planilhas para controlar praticamente toda a operação.
Imagine uma empresa que possui:
uma planilha para estoque;
outra para clientes;
outra para vendas;
outra para financeiro;
outra para fornecedores.
Quanto maior a operação, mais difícil pode ser manter todas essas informações sincronizadas.
Um sistema de gestão pode centralizar parte desses processos e reduzir a necessidade de controles paralelos.
Isso não significa que uma planilha nunca deva ser utilizada.
Significa que cada ferramenta deve ser utilizada para a finalidade adequada.
Como a automação comercial pode melhorar a rotina da empresa?
Automatizar não significa simplesmente colocar computadores na operação.
Automação significa utilizar tecnologia para tornar processos mais organizados, rápidos e confiáveis.
Em uma empresa comercial, isso pode envolver:
Venda → estoque → financeiro → relatórios
Quando essas informações estão conectadas, o gestor consegue acompanhar melhor o que acontece na empresa.
Por exemplo:
Uma venda registrada no sistema pode gerar movimentações relacionadas à operação comercial e, conforme a configuração da solução, refletir em estoque, caixa, financeiro e relatórios.
Isso evita que cada informação precise ser registrada manualmente em vários lugares.
Quando está na hora de trocar o sistema da empresa?
Alguns sinais podem indicar que o sistema atual não está mais atendendo às necessidades do negócio.
Entre eles:
lentidão na operação;
dificuldade para encontrar informações;
controles paralelos em planilhas;
falta de relatórios importantes;
problemas recorrentes no estoque;
dificuldade para acompanhar o financeiro;
ausência de suporte adequado;
sistema que não acompanha o crescimento da empresa;
falta de atualizações;
processos excessivamente manuais.
Antes de trocar, porém, é importante identificar exatamente o problema.
Às vezes, a dificuldade está no sistema.
Em outras situações, pode estar na falta de treinamento, configuração ou organização dos processos.
ALSCON RESULT: tecnologia para gestão empresarial
A ALSCON RESULT trabalha com soluções tecnológicas voltadas para empresas que precisam melhorar seus processos de gestão e operação.
Nossa atuação envolve soluções como:
sistemas de gestão;
ERP;
automação comercial;
frente de caixa;
controle de estoque;
gestão financeira;
soluções para comércio;
certificado digital;
desenvolvimento de sistemas personalizados;
soluções tecnológicas para empresas.
A proposta é entender a necessidade de cada negócio e oferecer uma solução compatível com sua realidade.
Uma empresa de tecnologia não deve simplesmente entregar um software.
Ela precisa entender como o cliente trabalha, quais são suas dificuldades e quais processos podem ser melhorados por meio da tecnologia.
Sistema ERP em Aracaju e Sergipe
Empresas de Aracaju e de outras regiões de Sergipe que procuram uma solução de gestão precisam considerar também o atendimento.
Ter um fornecedor que conhece a realidade das empresas locais pode facilitar a implantação, o treinamento e o suporte.
A ALSCON RESULT atua no segmento de tecnologia e oferece soluções para empresas que buscam modernizar sua gestão.
Se sua empresa está procurando por:
sistema ERP em Aracaju,
automação comercial em Aracaju,
sistema para comércio,
sistema de gestão empresarial,
controle de estoque,
sistema PDV
ou desenvolvimento de sistemas,
vale conhecer as soluções disponíveis e avaliar qual delas se adapta melhor à sua operação.
Perguntas frequentes sobre ERP e automação comercial
O que é ERP?
ERP é um sistema de gestão empresarial utilizado para centralizar e organizar informações e processos de uma empresa.
ERP serve para pequena empresa?
Sim. Existem soluções destinadas a diferentes tamanhos e perfis de negócio. O importante é escolher uma ferramenta compatível com a operação da empresa.
Qual a diferença entre ERP e sistema de caixa?
O sistema de caixa é focado principalmente no registro das vendas. Um ERP possui uma abrangência maior e pode integrar diferentes áreas da empresa.
Um ERP controla estoque?
Muitas soluções ERP possuem recursos de controle de estoque. É importante verificar exatamente quais funções estão disponíveis no sistema escolhido.
ERP ajuda no controle financeiro?
Soluções ERP podem oferecer recursos financeiros para organizar contas, movimentações e informações relacionadas à gestão financeira, conforme os módulos disponíveis.
Uma loja precisa de ERP?
Não existe uma obrigação de que toda loja utilize ERP. Entretanto, conforme a operação cresce, um sistema de gestão pode facilitar significativamente a organização das informações.
Como escolher um sistema para minha empresa?
Comece identificando os problemas que precisam ser resolvidos. Depois, compare recursos, facilidade de utilização, suporte, segurança, compatibilidade com o segmento e custo-benefício.
A ALSCON RESULT oferece sistemas personalizados?
A ALSCON RESULT também atua com desenvolvimento de sistemas, permitindo avaliar projetos que possuem necessidades específicas que não são atendidas adequadamente por uma solução pronta.
A tecnologia deixou de ser apenas uma ferramenta utilizada por grandes empresas.
Hoje, pequenas e médias empresas também podem utilizar sistemas de gestão e automação comercial para organizar processos, reduzir retrabalho e obter informações mais claras sobre a própria operação.
O melhor sistema não é necessariamente aquele que possui a maior quantidade de funcionalidades.
É aquele que resolve os problemas certos para a empresa certa.
Antes de escolher uma solução, analise sua rotina, identifique seus principais gargalos e procure uma tecnologia que consiga acompanhar suas necessidades.
A ALSCON RESULT trabalha para aproximar tecnologia e gestão, oferecendo soluções para empresas que querem transformar seus processos e crescer com mais organização.
Sua empresa ainda depende de planilhas, cadernos ou controles espalhados?
Conheça as soluções da ALSCON RESULT e descubra como a tecnologia pode ajudar sua empresa a trabalhar de forma mais organizada.